¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas y tickets de compra?
4 min
La Agencia Tributaria exige conservar las facturas y tickets durante cuatro años desde que finaliza el plazo de presentación del impuesto, mientras que el Código de Comercio amplía esta obligación a seis años. Si gestionas una empresa de reformas, acumular papeles sueltos en cajas de cartón no te protegerá cuando la tinta térmica de los justificantes desaparezca por completo.
El plazo fiscal de cuatro años frente al plazo mercantil de seis años
Existe una confusión habitual sobre cuándo se pueden tirar los papeles a la basura. Según la Ley General Tributaria, el derecho de la Administración para determinar la deuda tributaria prescibe a los cuatro años. Este plazo no empieza a contar la fecha de la factura, sino desde el día en que finaliza el plazo reglamentario para presentar la declaración correspondiente, como el modelo 303 de IVA o el modelo 200 de Sociedades.
Sin embargo, el artículo 30 del Código de Comercio establece que los empresarios deben conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio durante seis años, a contar desde el último asiento realizado en los libros contables. Por prudencia mercantil y contable, los seis años deben ser tu referencia mínima general.
Excepciones en reformas donde debes guardar la documentación más tiempo
No toda la documentación se puede destruir pasados seis años. Si compras maquinaria, furgonetas o realizas inversiones en activos amortizables, debes conservar las facturas de adquisición durante todos los años en que apliques la amortización fiscal, más el plazo de prescripción de cuatro años a contar desde el último ejercicio amortizado.
En el caso de facturas de compras de inmuebles, reformas estructurales en locales propios o gastos vinculados a bases imponibles negativas que pienses compensar en el futuro, el periodo de conservación puede extenderse fácilmente por encima de los diez años. Perder estos justificantes antiguos puede impedirte aplicar deducciones muy elevadas.
El problema insalvable del papel térmico que se vuelve transparente
Los tickets que te entregan en la gasolinera, en el almacén de construcción o en el parking están impresos en papel térmico. La química de este papel reacciona al calor, a la luz y al roce, lo que provoca que el texto desaparezca por completo en un periodo de seis meses a dos años.
Guardar una caja llena de tickets blancos o borrosos no sirve de nada ante una inspección. Si el auditor no puede leer la fecha, la base imponible o el emisor, la deducción quedará anulada. Por este motivo, la conservación puramente física del ticket simplificado es un riesgo directo para la tesorería de tu pyme.
Cómo almacenar la documentación de forma legal y espacio eficiente
La solución legal y práctica consiste en migrar del archivo físico al archivo digital certificado. Al utilizar sistemas de digitalización homologados por la administración fiscal, la copia digital sustituye al papel con total validez jurídica, permitiéndote destruir los tickets de compra originales inmediatamente después de su captura.
Para las facturas completas recibidas en formato PDF por correo electrónico, no es necesario imprimirlas. Basta con almacenarlas en un servidor seguro o en la nube, garantizando su autenticidad, legibilidad y ordenación cronológica durante los plazos legales establecidos.
Pasos para realizar un saneamiento seguro de tu archivo contable
Antes de deshacerte de carpetas antiguas, realiza una revisión estructurada por ejercicios fiscales. Comprueba que no existan inspecciones abiertas, litigios pendientes con proveedores de la obra o amortizaciones en curso vinculadas a los años que pretendes desechar.
Una vez confirmada la prescripción fiscal y mercantil de cada ejercicio, destruye los documentos de forma segura utilizando trituradoras de papel o servicios especializados de confidencialidad, evitando tirar datos personales o fiscales directamente a contenedores públicos.
Mantener tus justificantes guardados durante seis años es un mandato legal, pero hacerlo en formato papel es una batalla perdida contra el tiempo. Organiza un sistema de digitalización homologado para tus gastos diarios, asegura las facturas de bienes de inversión a largo plazo y mantén la contabilidad de tu pyme lista para cualquier requerimiento fiscal.